Improve team meeting flow

टीम की मीटिंग का फ्लो सुधारें

टीम की मीटिंग हमेशा सार्थक होनी चाहिए। इसमें जरूरी एक्शन्स शामिल होने चाहिए। अगर आप मीटिंग के दौरान प्रोसेस में कोई प्लान शामिल करते हैं तो इससे मीटिंग ज्यादा प्रभावी हो जाती है। जानते है मीटिंग का फ्लो सुधारने के लिए कुछ खास बातें -

आगे की योजना बनाएं

टीम मीटिंग को सफल बनाने के लिए जरूरी है कि आप अपना होमवर्क पूरा करें। यह इस बात पर भी निर्भर करता है कि मीटिंग में कौन-कौन शामिल हो रहा है। अगर कोई टॉपिक उपयोगी न हो, तो उसे एजेंडा से बाहर निकाल सकते हैं। आपको एजेंडा के हर बिंदु पर बात रखने के लिए जिम्मेदार व्यक्ति और समय तय कर देना चाहिए।

टाइम लाइन को फॉलो करें

टीम एक कीमती संसाधन है। आपको खयाल रखना चाहिए कि मीटिंग सही समय पर शुरू हो और निश्चित समय पर खत्म हो जाए। मीटिंग के दौरान मोबाइल फोन इस्तेमाल करने की मनाही हो। मीटिंग में एजेंडे पर कम्यूनिकेशन होगा, तो प्लानिंग सफल होगी।

प्राथमिकताएं तय करें

मीटिंग को प्रभावी बनाने के लिए आपको पता होना चाहिए कि कौनसी बात महत्वपूर्ण है और किस बात पर तुरंत ध्यान दिए जाने की जरूरत है। बिजनेस अपडेट और फीडबैक की तरह की प्वॉइंट्स की भी प्राथमिकताएं तय करें। मीटिंग में गैरजरूरी बातों को बाद के लिए रखा जा सकता है।

परिणामों पर फोकस करें

आपको जिस एजेंडे के लिए जो समय तय कर रखा है, उस समय में मिलने वाले परिणामों को भी नोट करते जाएं। इससे आपकी मीटिंग परिणाम आधारित मीटिंग बन सकती है। अगर आप मीटिंग से पहले ही एजेंडे की कॉपी सबको बांट देंगे तो इससे समय बचेगा और परिणामों पर फोकस बढ़ेगा।

फीडबैक लें

मीटिंग को सफल बनाना चाहते हैं तो फीडबैक की मदद लेनी चाहिए। फीडबैक से आप जान पाते हैं कि मीटिंग किस दिशा में जा रही है। मीटिंग शुरू होने से पहले आप चाहें तो सबसे राय ले सकते हैं कि मीटिंग को और ज्यादा प्रभावी बनाने के लिए क्या किया जाए। जो लोग अच्छे श्रोता है, आप उनसे पूछें कि मीटिंग के दौरान किस तरह की बातचीत होनी चाहिए।