Smart Email Draft

स्मार्ट ईमेल ड्राफ्ट करें

आज के दौर में कम्यूनिकेशन काफी इनफॉर्मल हो चुका है, फिर भी ऑफिशियल संवाद की बात आती है, तो कुछ नियमों का पालन करना बहुत जरूरी है। जानते हैं स्मार्ट ईमेल ड्राफ्ट करने के कुछ खास नियमों के बारे में।

सब्जेक्ट लाइन पर फोकस

ईमेल लिखते समय आपको सही टोन और थीम का इस्तेमाल करना चाहिए। ज्यादातर लोग ईमेल तो सही लिख देते हैं, पर सब्जेक्ट लाइन लिखना भूल जाते हैं या गलत सब्जेक्ट लिख देते हैं। आपका सब्जेक्ट स्पष्ट होना चाहिए, ताकि ईमेल प्राप्त करने वाला व्यक्ति उसे पूरी तरह समझ सके। तभी वह ईमेल खोलेगा।

भाषा हो स्पष्ट

हालांकि स्मार्टफोन यूजर्स संवाद के दौरान अपनी एक अलग ही भाषा इस्तेमाल करते हैं। इसमें शब्दों को तोड़-मरोड़कर लिखा जाता है और लंबे शब्दों को संक्षेप में लिख दिया जाता है। यह भाषा युवाओं के बीच में तो मशहूर हो सकती है, पर ऑफिशियल ईमेल लिखते समय इस तरह की भाषा का इस्तेमाल करने से बचें।

छोटा और आसान

अब ज्यादातर लोग ईमेल्स को अपने स्मार्टफोन्स पर पढ़ने लगे हैं। इसलिए जरूरी है कि आपका ईमेल छोटा और सरल हो। महत्पूर्ण बात को सबसे ऊपर लिखें, ताकि वह नजरअंदाज न की जा सके। मैसेज को ज्यादा जटिल बनाने से बचें। तभी आपको फायदा होगा।

टोन का ध्यान रखें

ईमेल लिखते समय इस बात का ध्यान जरूर रखें कि आप ईमेल किसे भेज रहे हैं। इसी के अनुरूप् आपको अभिवादन आदि के लिए शब्दों का चयन करना चाहिए। आपको अपर केस में शब्द नहीं लिखने चाहिए। ईमेल लिखने के बाद इसे पूरा पढ़ें और पता लगाएं कि कंही इसकी टोन ऐसी तो नहीं, जो सामने वाले को बुरी लगे।

हाईलाइट करें

अगर आप ईमेल की मदद से आप किसी व्यक्ति से कोई रेस्पॉन्स चाहते हैं तो आप खास हिस्से को हाईलाइट भी कर सकते हैं। इससे पता लग जाता है कि आप ईमेल को महत्व देते हैं और रेस्पॉन्स का इंतजार कर रहे हैं। आपको ईमेल को प्वॉइंट्स के रूप में ड्राफ्ट करना चाहिए, ताकि पढ़ने वाले को आसानी रहे। आपके ईमेल में भाषायी त्रुटि भी नहीं होनी चाहिए।